Informativa privacy — Riprese fotografiche e audiovisive in occasione di eventi
Informativa resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) — versione per il sito web
Next-Level ETS, con sede legale in Piazza Carlo Felice 18, 10121 Torino, Italia, in persona del legale rappresentante pro tempore e del proprio Delegato, contattabile presso la sede della società e all’indirizzo e-mail info@next-level.it (di seguito, il “Titolare”), fornisce la presente informativa in merito al trattamento dei dati personali dei partecipanti alle iniziative ed eventi organizzati o co-organizzati dal Titolare nel corso dei quali vengano effettuate riprese fotografiche e/o audiovisive (di seguito, gli “Eventi”).
Il Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) del Titolare è l’avv. Luisa Annamaria Di Giacomo, e-mail digiacomo@luisadigiacomo.it
Ambito di applicazione
La presente informativa si applica a tutti gli Eventi organizzati dal Titolare. Per gli Eventi realizzati in collaborazione con partner, sponsor o co-organizzatori (ad esempio in qualità di contitolari o titolari autonomi del trattamento), potranno essere previste informative specifiche, integrative della presente, che saranno messe a disposizione dei partecipanti in occasione del singolo Evento e che prevarranno sulla presente in caso di difformità.
Categorie di dati personali trattati
Dati anagrafici e di contatto forniti dai partecipanti; immagine, voce, dichiarazioni e commenti dei partecipanti, raccolti mediante fotografie, riprese audio e video realizzate nel corso degli Eventi (di seguito, i “Materiali”).
Finalità e base giuridica del trattamento
a) Realizzazione dei Materiali e loro diffusione, per finalità di documentazione, comunicazione e promozione degli Eventi e delle attività del Titolare, su siti web direttamente o indirettamente riconducibili al Titolare, profili ufficiali del Titolare sui social media, materiali cartacei per affissione e stampa, e presso soggetti terzi per la pubblicazione di articoli su testate, incluse quelle online. Base giuridica: consenso libero, informato, specifico e revocabile in qualsiasi momento (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), raccolto in occasione della partecipazione al singolo Evento. Il rifiuto del consenso comporta esclusivamente l’impossibilità di utilizzare l’immagine, la voce e i dati anagrafici dell’interessato all’interno dei Materiali, senza alcuna conseguenza sulla possibilità di partecipare all’Evento.
b) Adempimento di obblighi previsti dalla normativa nazionale e dell’Unione europea. In questo caso il trattamento è obbligatorio e non richiede il consenso dell’interessato.
Qualora un Evento preveda la raccolta di ulteriori categorie di dati (ad esempio dati relativi alla salute, come allergie o intolleranze alimentari), tale trattamento sarà oggetto di apposita e specifica informativa, resa al momento della raccolta.
Categorie di destinatari dei dati personali
Per le finalità sopra indicate, i dati potranno essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari:
– soggetti che svolgono servizi per conto del Titolare, tra cui i fornitori dei sistemi informativi e dei servizi amministrativi, legali e contabili;
– soggetti terzi, quali agenzie di comunicazione, case di produzione e fornitori di servizi informatici, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR;
– eventuali co-organizzatori, partner o sponsor del singolo Evento, nei limiti indicati nell’informativa specifica di quell’Evento;
– autorità giudiziarie, amministrative o di vigilanza, nei casi previsti dalla legge.
I Materiali sono diffusi mediante pubblicazione sui mezzi che il Titolare riterrà idonei, tra cui, a titolo esemplificativo, il sito web del Titolare, i profili ufficiali del Titolare sui social media (quali Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube), materiali cartacei per affissione e stampa, TV digitale e satellitare, radio. L’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento è disponibile presso la sede del Titolare o può essere richiesto scrivendo a info@next-level.it.
Trasferimento dei dati personali verso Paesi terzi
I dati sono trattati dal Titolare prevalentemente all’interno del territorio dell’Unione europea. Qualora, in ragione della pubblicazione dei Materiali su piattaforme e social network operanti anche al di fuori dell’Unione europea, si rendesse necessario un trasferimento verso Paesi terzi, il Titolare garantisce che tale trasferimento avverrà verso Paesi per i quali sussiste una decisione di adeguatezza della Commissione europea, ovvero sulla base di garanzie adeguate o delle specifiche deroghe previste dagli artt. 44 e seguenti del GDPR.
Modalità di trattamento e tempi di conservazione
I dati sono trattati con strumenti manuali, informatici e telematici, con logiche e modalità idonee a garantirne la sicurezza e la riservatezza.
I Materiali sono conservati per un periodo massimo di 5 anni dalla loro acquisizione, salvo diverso termine indicato nell’informativa specifica del singolo Evento, decorso il quale non saranno utilizzati dal Titolare in nuovi materiali o pubblicazioni. Resta inteso che il Titolare non è in grado di garantire la rimozione dei Materiali già diffusi su piattaforme e canali gestiti da terzi (ad esempio motori di ricerca o social network) alla data della revoca del consenso.
Minori
Qualora un Evento coinvolga partecipanti minorenni, il trattamento dei relativi dati personali, ivi compresa la realizzazione e diffusione dei Materiali, è subordinato al consenso di chi esercita la responsabilità genitoriale sul minore, raccolto mediante apposito modulo in occasione del singolo Evento.
Diritti degli interessati
Gli interessati possono esercitare nei confronti del Titolare i diritti previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, tra cui in particolare:
– Diritto di accesso (art. 15): ottenere conferma dell’esistenza di un trattamento dei propri dati e accedere ai dati e alle informazioni indicate dal Regolamento.
– Diritto di rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti.
– Diritto alla cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei dati nei casi previsti dal Regolamento, fatti salvi i casi in cui il trattamento sia necessario per l’adempimento di un obbligo di legge o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
– Diritto di limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dal Regolamento.
– Diritto alla portabilità (art. 20): ricevere i dati forniti in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, quando il trattamento sia basato sul consenso e sia effettuato con mezzi automatizzati.
– Diritto di opposizione (art. 21): opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati effettuato per l’esecuzione di un interesse legittimo del Titolare.
– Diritto di revoca del consenso, in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
– Diritto di reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali, fermo restando il diritto di ricorrere in ogni altra sede amministrativa o giurisdizionale.
Modalità di esercizio dei diritti
I diritti sopra indicati possono essere esercitati in qualsiasi momento scrivendo al DPO del Titolare all’indirizzo e-mail digiacomo@luisadigiacomo.it, oppure al Titolare all’indirizzo info@next-level.it.
La presente informativa ha natura generale e può essere aggiornata dal Titolare; l’ultima versione è sempre disponibile su questa pagina. Per i singoli Eventi potranno essere raccolti, in loco, appositi moduli di liberatoria e consenso, che integrano quanto qui riportato.